Algemene voorwaarden Spiceminds
Versie: 16 augustus 2023
- Definities
1.1. Spiceminds, de VOF, gevestigd te Utrecht onder KvK-nummer 70736502. Ook wel: Opdrachtnemer.
1.2. Klant: iedere (rechts)persoon die Spiceminds een Opdracht geeft.
1.3. Opdracht: de opdracht van Klant tot het verlenen van een of meerdere diensten door Spiceminds.
1.4. Overeenkomst: de overeenkomst (van opdracht) gesloten tussen Partijen, evenals alle handelingen ter voorbereiding en ter uitvoering van die overeenkomst.
1.5. Partijen: Spiceminds en Klant.
- Toepasselijkheid
2.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten waarbij Spiceminds als Opdrachtnemer optreedt. Deze Algemene Voorwaarden zijn ook van toepassing op de fase voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst (zoals bij een aanbod en offertes) en op eventuele nieuwe of aanvullende overeenkomsten.
2.2. Partijen kunnen afwijken van deze Algemene Voorwaarden, mits uitdrukkelijk overeengekomen.
2.3. De toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
2.4. De toepasselijkheid van artikelen 7:407 lid 2 en 7:409 lid 2 BW zijn expliciet uitgesloten.
- Aanbod & offertes
3.1. Een aanbod of offerte is maximaal 30 kalenderdagen geldig tenzij een andere aanvaardingstermijn in het aanbod of in de offerte staat vermeld.
3.2. Als Klant een aanbod of offerte niet binnen de geldende termijn aanvaardt, dan vervalt het aanbod of de offerte.
3.3. Indien een aanbod of offerte wordt gedaan waar de aangeboden dienst geen vaste prijs heeft maar waar het om een dienst op basis van uurtarief gaat, dan wordt ingeschat hoeveel uur Spiceminds nodig heeft om de dienst te verlenen. Aan de geschatte uren kunnen echter geen rechten ontleend worden: Spiceminds factureert naar daadwerkelijk bestede uren.
3.4. Opdrachten worden schriftelijk door de Klant bevestigd. Wanneer de Klant er op een andere manier dan schriftelijk mee instemt dat Spiceminds begint met het uitvoeren van de Opdracht, dan geldt de inhoud van de offerte of het aanbod als overeengekomen en zijn deze Algemene Voorwaarden van toepassing. Nadere mondelinge afspraken binden Spiceminds pas nadat deze schriftelijk door de Spiceminds zijn bevestigd.
- Tarieven
4.1. Alle tarieven die Spiceminds hanteert zijn in euro’s, zijn exclusief btw, en exclusief eventuele overige kosten (zoals hostingkosten en kosten voor plugins), tenzij uitdrukkelijk anders vermeld of anders overeengekomen. Eventuele overige kosten worden altijd gecommuniceerd met Klant.
4.2. Alle tarieven die Spiceminds hanteert die op haar website staan vermeld of die op een andere manier kenbaar zijn gemaakt, kan Spiceminds te allen tijde wijzigen, behalve als de overeenkomst al is gesloten.
4.3. Indien Partijen voor dienstverlening door Spiceminds een vaste prijs zijn overeengekomen en Klant extra dienstverlening wenst, dan mag Spiceminds een meerprijs in rekening brengen voor het meerwerk wat zij doet buiten de afgesproken vaste prijs, tenzij Partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen.
- Uitvoering van opdrachten
5.1. Spiceminds voert de Opdracht uit met de zorgvuldigheid en deskundigheid die onder de gegeven omstandigheden redelijkerwijs van haar mag worden verwacht.
5.2. Spiceminds heeft een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.
5.3. Klant zorgt ervoor dat hij alle relevante informatie en autorisaties waarvan Klant begrijpt of redelijkerwijs dient te begrijpen dat die benodigd zijn voor correcte uitvoering van de overeenkomst, tijdig, in gewenste vorm en wijze levert aan Spiceminds.
5.4. Stelt Klant de gevraagde informatie en/of autorisaties niet, niet tijdig of niet behoorlijk beschikbaar, en loopt de uitvoering van de Opdracht hierdoor vertraging op, dan mag Spiceminds haar werkzaamheden opschorten.
5.5. Kosten die opgelopen worden doordat gevraagde informatie niet, niet tijdig of niet behoorlijk worden geleverd, zijn voor Klant.
5.6. Klant staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de ter beschikking gestelde gegevens, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
5.7. Klant zorgt er voor dat hij het aanleveren en/of uploaden van afbeeldingen, logo’s, video’s, geluidsbestanden, ontwerpen, en dergelijke, niet handelt in strijd met de intellectuele eigendomsrechten van derden.
5.8. Het behoort niet tot de opdracht van Spiceminds om onderzoek te doen naar het bestaan van intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot informatie, gegevens, media en bescheiden die Klant levert.
5.9. Het behoort niet tot de opdracht van Spiceminds om privacywetgeving door te voeren in haar diensten, zoals webdesign.
5.10. Spiceminds heeft geen bewaarplicht ten opzichte van de door haar vervaardigde werken.
- Feedbackrondes
6.1. Wanneer de Opdracht bestaat uit webdesign, copywriting en/of vormgeving, dan hanteert Spiceminds één feedbackronde.
6.2. Indien Klant additionele feedbackrondes wenst, dan rekent Spiceminds hier haar uurtarief voor.
6.3. Klant heeft 4 weken de tijd om feedback te geven. Deze feedback wordt waar mogelijk en indien redelijk, verwerkt tot een definitieve versie.
6.4. Indien Klant niet binnen 4 weken reageert op de conceptversie, dan wordt de conceptversie als definitieve versie beschouwd.
6.5. Klant is na levering van de definitieve versie, het gehele overeengekomen bedrag verschuldigd.
- Spoed
7.1. Indien Klant spoed heeft bij een opdracht, dan mag Spiceminds een hoger tarief dan haar regulier gehanteerde tarief in rekening te brengen. Dit wordt vooraf met Klant gecommuniceerd.
7.2. Het is ter beoordeling van Spiceminds of een opdracht als spoedopdracht te kwalificeren is. Spiceminds bepaalt de termijn wat als spoed te kwalificeren is (de spoedtermijn).
7.3. De uitvoering van de opdracht start wanneer Spiceminds een akkoord op de offerte of het aanbod heeft ontvangen.
7.4. De verantwoordelijkheid van de daadwerkelijke voltooiing binnen de spoedtermijn ligt tevens bij Klant. Van Klant wordt verwacht dat hij zo spoedig mogelijk reageert op bijvoorbeeld vragen en goedkeuringen zodat Spiceminds kan voldoen aan de wens om de opdracht binnen de spoedtermijn af te hebben.
- Betaling
8.1. Spiceminds mag een aanbetaling vragen.
8.2. Betaling dient zonder opschorting en verrekening binnen 30 dagen na de factuurdatum te worden voldaan, tenzij anders overeengekomen.
8.3. Indien Klant niet aan zijn betalingsverplichting(en) voldoet, wordt hij tweemaal door Spiceminds in de gelegenheid gesteld binnen een termijn van 14 dagen aan zijn betalingsverplichting te voldoen.
8.4. Indien betaling uitblijft na deze betalingsherinneringen, dan is Klant 30 kalenderdagen na factuurdatum de wettelijke rente verschuldigd en dan mag Spiceminds de buitengerechtelijke kosten in rekening brengen bij Klant. Het bedrag voor buitengerechtelijke kosten bestaat uit minstens € 40 en is Klant zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag nadat de overeengekomen uiterste dag van betaling is verstreken.
8.5. Betaalt Klant niet (volledig) of niet tijdig, dan kan Spiceminds de (resterende) werkzaamheden ter uitvoering van de Opdracht opschorten.
8.6. In geval van liquidatie, faillissement, wettelijke schuldsanering of surséance van betaling van Klant zijn de verplichtingen van Klant jegens Spiceminds onmiddellijk opeisbaar en is Spiceminds gerechtigd haar werkzaamheden op te schorten of te beëindigen.
- Geheimhouding
9.1. Spiceminds en/of een door haar ingeschakelde derde is verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Opdracht van Klant heeft verkregen. Informatie geldt in elk geval als vertrouwelijk als dit door een partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie, zoals onder meer maar niet beperkt tot inloggegevens.
9.2. Geheimhouding geldt niet indien de betreffende informatie al openbaar of algemeen bekend is, de informatie niet vertrouwelijk is en/of de informatie niet gedurende de overeenkomst bij Klant aan Spiceminds bekend gemaakt is en/of op andere wijze door Spiceminds is verkregen.
9.3. Geheimhouding geldt niet voor zover er een wettelijke informatieplicht is opgelegd aan Spiceminds. Spiceminds is in dit geval geen schadevergoeding verschuldigd aan Klant, noch kan Klant de overeenkomst ontbinden.
- Derden
10.1. Spiceminds mag derden inschakelen om de Opdracht uit te voeren.
10.2. Spiceminds is niet aansprakelijk voor wijzigingen, fouten of gebreken in producten of diensten van door of namens Klant ingeschakelde derden, ongeacht of deze door Spiceminds zijn geïntroduceerd.
10.3. Spiceminds is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door ingeschakelde derden.
- Intellectuele eigendomsrechten
11.1. Alle intellectuele eigendomsrechten en daarbij behorende bevoegdheden op de door Spiceminds vervaardigde werken die voortvloeien uit de overeenkomst, komen toe aan Spiceminds. Voorbeelden van vervaardigde werken zijn, maar dit is niet beperkt tot: webdesigns, teksten en ontwerpen.
11.2. Het is Klant niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Spiceminds de vervaardigde werken te verveelvoudigen, openbaar te maken of anderszins ter kennis van derden te brengen, tenzij anders voortvloeit uit de overeenkomst of anders is overeengekomen.
11.3. Klant mag nooit conceptversies in gebruik nemen.
11.4. Klant mag definitieve versies van Spiceminds aanpassen. Spiceminds is echter niet aansprakelijk voor schade die uit deze aanpassingen kan voortvloeien.
11.5. Klant mag definitief geleverde versies voor elk doel gebruiken, tenzij het gaat om journalistieke producties.
11.6. Tenzij de gevolgen daarvan in strijd zijn met de redelijkheid en billijkheid, is het Opdrachtgever zonder voorafgaande toestemming van Spiceminds niet toegestaan definitieve versies of conceptversies van de Opdracht te gebruiken of verder te laten uitwerken, en de licentie komt te vervallen:
- indien Opdrachtgever zijn betalingsverplichtingen niet of niet volledig nakomt of op een andere manier in gebreke is;
- indien de Opdracht voortijdig wordt beëindigd zoals genoemd in artikel 14;
- in geval van faillissement van Opdrachtgever, tenzij de intellectuele eigendomsrechten volledig aan Opdrachtgever zijn overgedragen.
11.7. Het is Opdrachtgever niet toegestaan om enig intellectueel eigendomsrecht uit een met Spiceminds gesloten overeenkomst aan derden over te dragen, behalve indien zijn gehele onderneming wordt overgedragen of wanneer Spiceminds schriftelijk toestemming geeft.
11.8. Spiceminds behoudt de vrijheid, met inachtneming van de belangen van Klant, om door haar vervaardigde werken zelf te gebruiken voor – waaronder begrepen maar niet beperkt tot – eigen publiciteit, verwerving van opdrachten, en promotie.
- Overmacht
12.1. Spiceminds hoeft haar verplichtingen uit de overeenkomst niet na te komen indien nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk is geworden door overmacht.
12.2. Onder overmacht wordt verstaan elke niet-toerekenbare onmogelijkheid om de verplichtingen van de overeenkomst na te komen, zoals onder andere, maar niet uitsluitend: internetstoringen, computerstoringen, ziekte, overheidsmaatregelen, epidemieën, en pandemieën.
12.3. Klant wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk door Spiceminds op de hoogte gesteld van de overmachtsituatie.
12.4. Spiceminds zorgt voor voor een passende oplossing om haar overeenkomst alsnog na te kunnen komen, zoals het inschakelen van derden of het verzetten van afspraken.
12.5. In geval van overmacht is Spiceminds niet tot vergoeding van schade gehouden.
12.6. In geval van overmacht heeft Klant geen recht op gehele of gedeeltelijke ontbinding van de overeenkomst, tenzij anders overeengekomen.
12.7. Ingeval van overmacht heeft Klant geen recht zijn verplichtingen op te schorten, tenzij anders overeengekomen.
- Aansprakelijkheid en vrijwaringen
13.1. Klant vrijwaart Spiceminds voor aanspraken met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op alle door de Klant verstrekte informatie, materialen en/of gegevens, die bij de uitvoering van de Opdracht worden gebruikt.
13.2. Klant vrijwaart Spiceminds ter zake van aanspraken van derden, die stellen schade te hebben geleden door of in verband met de werkzaamheden die door Spiceminds ten behoeve van Klant zijn uitgevoerd.
13.3. Spiceminds is uitsluitend aansprakelijk voor schade die Klant lijdt indien dit Spiceminds is toe te rekenen.
13.4. Indien Spiceminds aansprakelijk is voor enige schade, is zij slechts aansprakelijk voor schade die direct voortvloeit uit of verband heeft met de overeenkomst (“directe schade”). Onder directe schade wordt verstaan:
- redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze Algemene Voorwaarden;
- redelijke kosten gemaakt om een gebrekkige prestatie van Spiceminds aan de overeenkomst te laten beantwoorden voor zover deze aan Spiceminds toegerekend kunnen worden;
- redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Klant aantoont dat deze kosten hebben geleid tot voorkoming of beperking van directe schade als bedoeld in dit artikel.
13.5. Spiceminds is niet aansprakelijk voor indirecte schade, ofwel schade die niet in rechtstreeks causaal verband staat met een toerekenbare tekortkoming van Spiceminds. Hieronder wordt begrepen, maar dit is niet beperkt tot: gevolgschade, gederfde winst of schade aan derden.
13.6. Indien Spiceminds aansprakelijk is, is deze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat door een gesloten (beroeps)aansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald en bij gebreke van (volledige) uitkering door een verzekeringsmaatschappij van het schadebedrag, is de aansprakelijkheid beperkt tot het (gedeelte van het) factuurbedrag waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
13.7. Elke aansprakelijkheid vervalt door het verloop van één jaar vanaf het moment dat de overeenkomst door voltooiing, opzegging of ontbinding is geëindigd.
- Beëindiging van de overeenkomst
14.1. Zowel Klant als Spiceminds mag de overeenkomst opzeggen, desgewenst met onmiddellijke ingang. Opzegging moet altijd schriftelijk verlopen.
14.2. Zowel Klant als Spiceminds mag de overeenkomst ontbinden wanneer de andere partij tekortschiet in de nakoming van de overeenkomst, tenzij de tekortkoming, gezien haar bijzondere aard of geringe betekenis, deze ontbinding met haar gevolgen niet rechtvaardigt. De tekortschietende partij dient eerst in gebreke gesteld te worden en een redelijke termijn gegeven te worden om na te komen.
14.3. Wanneer een van Partijen de overeenkomst beëindigt door opzegging of ontbinding, dan heeft Spiceminds in ieder geval aanspraak op betaling van de tot dan toe door haar verrichtte werkzaamheden en de door haar gemaakte onkosten ter uitvoering van de overeenkomst. Wanneer Klant de overeenkomst beëindigt, heeft Spiceminds ook aanspraak op betaling van de te investeren uren voor het overdragen van gegevens. Wanneer Spiceminds de overeenkomst beëindigt, dan neemt Spiceminds de kosten van de overdracht van gegevens voor haar rekening, maar voor uiterlijk 8 uur aan werkzaamheden.
14.4. Indien Klant op moment van ontbinding al prestaties ter uitvoering van de overeenkomst heeft ontvangen, dan zullen deze prestaties geen voorwerp van ongedaanmaking zijn.
14.5. Spiceminds hoeft geen schadevergoeding te betalen aan Klant wanneer zij een overeenkomst conform dit artikel beëindigt.
- Klachtplicht
15.1. Klachten over de (uitvoering van de) overeenkomst, moeten binnen bekwame tijd nadat Klant een gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken volledig en duidelijk omschreven worden ingediend bij Spiceminds.
15.2. Indien een gebrek later dan de genoemde termijn in vorig lid wordt gemeld, dan kan Klant geen beroep meer doen op eventuele ontbinding van de overeenkomst of op schadevergoeding.
15.3. Spiceminds beantwoordt klachten binnen een termijn van 30 kalenderdagen, gerekend vanaf de datum van ontvangst van de klacht. Indien de klacht een langere verwerkingstijd vraagt, dan laat Spiceminds binnen 30 dagen na ontvangst van de klacht aan Klant weten wanneer Klant een antwoord kan verwachten.
15.4. Klant dient Spiceminds in ieder geval 2 maanden de tijd te geven om de klacht in onderling overleg op te lossen.
15.5. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.
- Overige bepalingen
16.1. Op de rechtsverhouding tussen Spiceminds en Klant is het Nederlands recht van toepassing.
16.2. Partijen zullen pas een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen het geschil in onderling overleg te beslechten.
16.3. Spiceminds is op ieder moment bevoegd wijzigingen aan te brengen in deze voorwaarden, welke in werking treden op het aangekondigde tijdstip. Spiceminds zendt de gewijzigde voorwaarden tijdig toe aan Klant.
16.4. Is geen tijdstip van inwerkingtreding medegedeeld aan Spiceminds, dan treden de wijzigingen jegens Klant in werking wanneer hem de wijziging is medegedeeld.
16.5. Bij nietigheid of vernietigbaarheid van een of meerdere van de bepalingen in deze Algemene Voorwaarden, zullen de overige bepalingen van kracht blijven.
16.6. In het geval van nietigheid of vernietigbaarheid van een bepaling, zullen Partijen in overleg treden met het doel nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige dan wel vernietigde bepalingen in acht wordt genomen.