Privacyverklaring Spiceminds
Spiceminds vindt jouw privacy erg belangrijk. Daarom verwerken wij jouw persoonsgegevens geheel volgens privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hoe wij dit doen en welke rechten je hebt, kun je lezen in deze privacyverklaring.
- Over ons
Spiceminds
Wolvenplein 27 unit 2.b.26
3512 CK Utrecht
hallo@spiceminds.nl
KVK 70736502
- Wanneer verwerken wij welke persoonsgegevens?
Contact
Om contact met jou te onderhouden of op te nemen, verwerkt Spiceminds jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en/of telefoonnummer.
Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is
Offerte
Voor het opstellen van een offerte verwerkt Spiceminds jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en offertenummer.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: maximaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie
Diensten
Voor sommige van onze diensten, zoals bijvoorbeeld webdesign of online advertising, kan het zijn dat we inloggegevens vragen. Deze gegevens hebben wij nodig om de overeenkomst uit te voeren.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: net zolang de overeenkomst loopt
Webinars
Wanneer Spiceminds een webinar geeft, dan verzamelen we jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam en e-mailadres. Deze gegevens hebben we nodig zodat we jou de link naar de webinar kunnen sturen en weten wie aan het webinar deelneemt.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: net zolang totdat de webinar is gegeven
Nieuwsbrief
Wij versturen je graag een nieuwsbrief. Je kunt jezelf hiervoor inschrijven op onze website, en op elk moment kun je je weer uitschrijven. Wij verzamelen hiervoor jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam en e-mailadres.
Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: zolang je ingeschreven staat
Reviews
Het kan zijn dat wij vragen of jij een review wil schrijven die we kunnen plaatsen op onze website en op onze social media kanalen. Spiceminds vraagt dan of we jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam en functie mogen gebruiken voor bij de review.
Grondslag AVG: toestemming
Bewaartermijn: zolang onze website online staat of zolang onze social media kanalen actief zijn
Facturatie / Financiële administratie
Voor de facturatie en voor onze financiële administratie verwerken wij jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, adresgegevens, KvK-nummer, telefoonnummer, klantnummer, factuurnummer en bankgegevens. Een deel van deze gegevens kunnen we hebben verkregen omdat we eerder contact hadden of we eerder een offerte hebben gestuurd.
Grondslag AVG: wettelijke verplichting
Bewaartermijn: maximaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie
Klantenoverzicht
Spiceminds houdt voor haar eigen overzicht een klantenoverzicht bij. Hiervoor verzamelen we jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, KvK-nummer adresgegevens, telefoonnummer, en e-mailadres. Deze gegevens hebben wij eerder van jou verkregen omdat je een overeenkomst met ons bent aangegaan.
Grondslag: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is
Het verzenden van een relatiegeschenk
Omdat wij jou waarderen als klant of relatie, sturen wij jou bijvoorbeeld graag een kerstkaart of een ander relatiegeschenk. Hiervoor verwerken wij jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, en adresgegevens.
Grondslag: gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is
Gerechtvaardigd belang
Voor sommige doelen verwerkt Spiceminds persoonsgegevens op basis van de grondslag “gerechtvaardigd belang”. Ons belang om jouw persoonsgegevens te verwerken, is hierbij afgewogen tegen jouw belang (het recht op privacy). Spiceminds verwerkt alleen persoonsgegevens indien ons gerechtvaardigd belang zwaarder weegt dan jouw belang. Ook verzamelen wij niet meer gegevens dan nodig is om het doel te bereiken en verwerkt ze ook niet langer dan nodig is.
- Ontvangers van jouw persoonsgegevens
Jouw gegevens worden niet verstrekt aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of dit wettelijk verplicht is. De derde partijen waar wij (mogelijk) jouw gegevens aan hebben verstrekt, zijn:
- Strato
- WordPress
- iCal
- The Bookie
- Mailchimp
- Zoom
- Dropbox
- WeTransfer
- nl
- Postverwerkingsbedrijven
- Door Spiceminds ingeschakelde derden
Spiceminds verkoopt jouw gegevens niet door aan derden.
- Doorgifte aan derde landen
Spiceminds probeert persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Het kan echter zijn dat Spiceminds toch diensten inzet van buiten de EER. Wij doen dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.
- Beveiliging van jouw persoonsgegevens
Spiceminds heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die wij bijvoorbeeld nemen, zijn het verwijderen van persoonsgegevens die niet meer nodig zijn, en het gebruik van tweestapsverificatie.
- Geautomatiseerde besluitvorming
Er is sprake van geautomatiseerde besluitvorming als er automatisch besluiten worden gemaakt op basis van verwerkte persoonsgegevens, zonder dat er een echt persoon is tussengekomen. Spiceminds maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
- Jouw rechten
Indien jouw persoonsgegevens verwerkt worden, heb je hier in bepaalde mate controle over. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb jij de volgende rechten:
Recht op inzage, rectificatie en wissing
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens Spiceminds van jou verwerkt. Kloppen bepaalde gegevens niet? Dan kun je ons verzoeken deze te rectificeren. Ook kunnen we op jouw verzoek gegevens wissen.
Recht op beperking van de verwerking
Dit is het recht om (tijdelijk) te stoppen met het verwerken van jouw gegevens. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de gegevens die wij van jou hebben, mogelijk onjuist zijn. Dan mogen wij deze gegevens niet meer gebruiken totdat we de juiste gegevens hebben. Ook indien de verwerking van de gegevens onrechtmatig is, we de gegevens niet meer nodig hebben of wanneer je bezwaar hebt gemaakt tegen het verwerken van gegevens, moeten we (tijdelijk) stoppen met het verwerken van jouw persoonsgegevens.
Recht op bezwaar
Wanneer wij jouw gegevens verwerken op grond van “gerechtvaardigd belang” en je het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kun je bezwaar maken. Wanneer je bezwaar maakt, dan zullen wij de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims. Indien je bezwaar maakt tegen de verwerking ten behoeve van direct marketing, zullen wij deze gegevens in ieder geval niet meer verwerken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van ons in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen wanneer je Spiceminds toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of wanneer de verwerking geautomatiseerd wordt gedaan.
Recht om je toestemming in te trekken
Wanneer we jouw toestemming heb gekregen om jouw persoonsgegevens te verwerken, dan heb jij te alle tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens vóórdat je de toestemming hebt ingetrokken.
Recht om een klacht in te dienen
Heb je een klacht over hoe Spiceminds met jouw persoonsgegevens omgaat? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil je een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar hallo@spiceminds.nl. Wil je het recht om een klacht in te dienen uitoefenen, neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Wijzigingen
Het kan zijn dat wij deze privacyverklaring in de tussentijd aanpassen. Redenen daarvoor kunnen bijvoorbeeld wijzigingen in het bedrijf zijn, of nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving. De nieuwste versie zal altijd online gepubliceerd staan. Als de wijzigingen op jou van toepassing zijn, informeren wij jou daarover. Maak je na de wijzigingen nog steeds gebruik van de diensten van Spiceminds, dan ga je akkoord met deze wijzigingen.
Versie: 1 november 2022